Det gode møde – af Henrik F. Hansen & Jannich Rindom

Der er gode møder og der er dårlige. Dårlige møder synes at vare ved for evigt, man synes aldrig at man kommer frem til sagens kerne og man undrer sig over, hvorfor man egentlig er kommet. Det gode og effektive møde, giver dig derimod masser af god energi og en følelse af, at man har opnået noget nyt og konstruktivt.

 

Jannich Rindom fra phoner2support mener at der findes masser af metoder til at skabe et godt møde. At sikre sig et effektivt resultat af mødet, er hvad det handler om. Men hvad er et ‘effektivt’ møde? Det kan koges ned til tre ting:

 

  1. At mødet objektivt opfylder de mål der er sat for mødet.
  2. At mødet tager et minimum af tid.
  3. At deltagerne føler, at de har deltaget i et fornuftigt forløb med et konstruktivt formål.

 

Hvis du strukturerer din mødeplanlægning omkring disse tre grundlæggende kriterier, bliver resultatet et effektivt møde.

Mødets mål

Et effektivt møde tjener et formål. Det handler om at opnå det ønskede resultat. Det er vigtigt at kende de mål der er sat. Alt for ofte indkalder folk til et møde for at diskutere noget uden virkelig at overveje, hvad et godt resultat ville være. Derfor bør man gøre sig klar over følgende:

 

Ønsker du at der tages beslutninger?

Ønsker du at der skal genereres ideer?

Ønskes statusrapporter?

Skal der kommunikeres?

Ønsker du at lægge planer?

 

Alle disse spørgsmål er eksempler på mødemål. Inden du foretager nogen mødeplanlægning, skal du fokusere på dit mål.

For at finde frem til hvad dit mødemål er, kan du udfylde denne sætning:

”Ved afslutningen af mødet vil jeg have gruppen til at … ”

 

Med slutresultatet klart defineret, kan du derefter planlægge indholdet af mødet og afgøre, hvem der skal være til stede.

Brug tiden klogt

Tiden er en værdifuld ressource, og ingen ønsker at spilde deres tid. Med den tid vi alle bruger på møder, skylder du dig selv og dit team, at strømline mødet så meget som muligt. For hvis man spilder tiden i et møde, er tiden spildt for alle der deltager. For eksempel, hvis en deltager er 15 minutter forsinket til et otte-personers møde, siger man, at den pågældende har kostet to timers tabt aktivitet.

 

Når du sætter mål for hvad der skal gennemgås på selve mødet, bør alt hvad der foregår på mødet handle om disse mål. Hvis det ikke gør det, er det overflødigt og bør ikke medtages.

For at sikre, at du kun dækker hvad der skal dækkes, og du holder dig til relevante aktiviteter, skal du oprette en dagsorden der kan sikre, at mødet holdes kørende på mål og tid.

For at udarbejde en dagsorden skal du overveje følgende faktorer:

 

Prioriteter – hvad skal absolut dækkes?

Resultater – hvad skal du nå på mødet?

Deltagere – hvem skal deltage i mødet?

Sekvens – i hvilken rækkefølge dækker du emnerne?

Timing – Hvor meget tid vil bruge på hvert emne?

Dato, sted og klokkeslæt – hvor og hvornår skal mødet finde sted?

 

Med en ide om hvad der skal dækkes – og hvor meget tid der skal bruges – kan du begynde at forberede de ting der skal udarbejdes på forhånd. Hvad skal deltagerne vide for at få mest muligt ud af mødetiden? Og hvilken rolle forventes de at udføre i mødet?

 

Hvis der er indkaldt til møde for at løse et problem, så bed deltagerne om at komme forberedt med en levedygtig løsning. Hvis du diskuterer et igangværende projekt, bør hver deltager have opsummeret hans fremskridt til dato, og kan dele informationen med andre.

At tildele et bestemt emne til diskussion til forskellige mennesker, er en anden god måde at øge engagement og interesse på. På dagsordenen skal du angive, hvem der vil lede diskussionen eller præsentationen af hvert emne.

 

Brug din dagsorden som din tidsguide. Når du bemærker at tiden løber ud for et bestemt emne, overvej at styre diskussionen således, at man kommer frem til en beslutning, eller alternativt: at udsætte diskussionen til en anden gang eller tildele det til drøftelse i et underudvalg.

 

Gør dine deltagere tilfredse

 

Når du har udarbejdet en dagsorden, skal du uddele den til deltagerne og få deres feedback og input. At køre et møde er ikke en diktatorisk rolle: Du skal være deltagende lige fra starten.

Måske er der noget vigtigt, som et teammedlem kan tilføje. Måske har du tildelt for meget eller for lidt tid til et bestemt tema. Der kan endda være nogle punkter du har medtaget, som allerede er afklaret og kan tages ud af listen til diskussion.

Uanset årsagen, er det vigtigt, at du får feedback fra deltagerne om din foreslåede dagsorden.

For at sikre maksimal tilfredshed for alle, er der flere ting, du bør huske på:

 

Hvis visse mennesker dominerer samtalen, skal du stille et spørgsmål til andre deltagere om deres ideer.

I slutningen af hver dagsorden skal du hurtigt opsummere, hvad der er blevet sagt, og bede folk om at bekræfte, at det er et retfærdigt resumé.

Bemærk emner, der kræver yderligere diskussion og opfølgning.

Læg mærke til kropssprog og foretag justeringer efter behov. Måske der er brug for en pause, eller du skal stoppe en deltager der taler for meget.

Sørg for, at mødet holder sig til emnet.

Nedskriv alle de opgaver, der genereres på mødet. Lav en notat af, hvem der er tildelt til at gøre hvad, og hvornår. Ved afslutningen af mødet opsummerer du hurtigt de næste trin og informerer alle, at du vil sende et referat.

 

Efter mødet er overstået, tager du tid til at debriefe og opsummere, hvad der gik godt og hvad der kunne have været bedre. Vurder mødets effektivitet ud fra hvor godt du opfyldte målet. Dette vil hjælpe dig med at forbedre din evne til at køre effektive møder.

Slutteligt udarbejdes referatet. Dette vil blive videresendt til alle deltagere og andre interesserede. Det er en oversigt over hvad der blev opnået, og hvem der er ansvarlig for at de aftalte handlinger udføres. Dette er en meget vigtig del, der ofte overses. Du har brug for en skriftlig oversigt over hvad der skete, sammen med en liste over handlinger, som navngivne personer har aftalt at udføre. Sørg for at nogen er udnævnt til at tage noter under mødet, hvis du ikke selv har tid til det.

 

 

Jannich Rindom om god møde-etikette

 

Udover de tre kriterier der er beskrevet ovenfor, nævner Jannich Rindom fra Phoner2Support, det vigtige i at huske visse spilleregler under mødet. Nogle få grundregler eller ‘etiketter’, der styrer måden man opfører sig på til et møde og som gør, at man undgår problemer, forvirring og tidsspilde.

God etikette dækker adfærd som fx timekeeping, brugen af bærbare computere og mobiltelefoner, spise og drikke under mødet, om du kan afbryde mens nogen taler, eller kun stille spørgsmål i slutningen, hvor du sidder osv.

Disse regler varierer alt efter virksomhedens kultur, din ledelsesstil og præferencerne for dit team. Nogle møder kan være mere formelle end andre, afhængigt af dagsordenen og hvem der deltager. Men at holde sig til disse grundlæggende standarder, kan hjælpe dig og dit team med at udføre møder på en mere professionel måde og bedre at nå frem til dit mål med mødet.

 

phoner2support

Telemarketingscoach

Mødebooking skaber salg udtaler Jannich Rindom

Mødebooking skaber salg udtaler Jannich Rindom

 

Mødebooking er en meget almindelig metode, til at få dit firma til at vokse og skabe øget rentabelt salg. Men selv om mødebooking er meget brugt og en helt almindelig del af mange firmaers forretningsudvikling, så kan mødebooking være en vanskelig og speciel metode at have med at gøre – og ikke altid så ligetil som man tror.

 

At få succes som sælger/repræsentant for det produkt der skal præsenteres, kræver nemlig at du er dygtig og fremme i skoene med forskellige teknikker som kan være kan gode at kende før du går i gang med mødebooking.

 

Som mødebooker er du ansvarlig for at kontakte ‘leads’ via telefon, for at generere aftaler, med de personer (eller repræsentanter fra firmaer) der kan have interesse for dit produkt eller service, og som har tilladelse til at træffe købsbeslutninger. At arbejde som mødebooker kan være et meget givende job, men også et meget presset arbejde, på den måde at forstå, at hvis du ikke indstiller aftaler, lider virksomhedens produktivitet. Den bedste måde at blive en effektiv mødebooker, er ved at forberede dig selv så godt som muligt på forhånd.

 

 

”Du er her for at hjælpe kunden”

 

Dit første mål er at hjælpe kunden. Den potentielle kunde vil straks stritte imod at indgå en aftale med dig, hvis de tror det skal gøre det for din skyld. Lige fra start i samtalen –  i de første sekunder af den første kontakt – er det vigtigt at du udstråler service og ikke egoisme. Det handler om kunden og ikke om dig. Det handler om at hjælpe og yde service til den potentielle kunde – og ikke om hvad du opnår. På den måde er det vigtigt at du er mentalt defensiv og ikke den offensive pistolsælger udtaler Jannich Rindom ekspert i telemarketing.

 

 

”Du behøver ikke denne aftale”

 

Gør det klart for dig selv, ved fra start at sige: ”jeg behøver faktisk ikke denne aftale”. Fordi mens der er nogle ting du virkelig har fysisk brug for, såsom luft, vand, mad osv., behøver du ikke nogen enkelt forretningsaftale. Indtag en afslappet holdning og vis aldrig at du har hårdt brug for en enkeltstående aftale eller et enkelt salg. Bliver du for presserende, vil din stemme nemlig udvise frygt (frygt for at miste handlen eller aftalen), og den slags trækker ofte køber/kunde tilbage med det samme. Det er langt bedre og mere effektivt, at udvise en holdning der siger: ”Hvis ikke du handler med mig nu – så betyder det ikke noget, der er mange andre der har stor interesse i det jeg har at tilbyde”. Dette udstråler en mere rolig holdning til den aftale du forsøger at indgå, og giver ikke kunden den fornemmelse at det du tilbyder er godt – og ikke noget du forsøger at presse ned over hovedet på kunden.  Så ro på, indtag en afslappet holdning og slå til når kunden begynder at forstå, at du faktisk har noget enestående at tilbyde.

 

 

”Andre har været meget glade for hvad vi tilbyder, og du vil også blive”

 

En af de mest effektive måder at bryde isen på tidligt og få en potentiel kunde til at udvise reel interesse, er at tilbyde et eksempel på, hvordan du hjalp en anden kunde med et fælles problem for branchen. For eksempel kan man sige: “X-selskabet tabte mange penge på grund af dyre og forkerte forsikringer. Vi introducerede vores løsning, og de begyndte at spare xx tusinde kr. om året, med en investering der var tjent hjem på blot seks måneder. Har du nogensinde haft et lignende problem med din situation? Hvornår kan vi tale om det? ”

 

Hvis du har tanker om at outsource din mødebookingopgave til en af de mange callcentre derude, bør du være yderst forsigtig med hensyn til hvem du vælger. Din virksomheds omdømme er i spil hver gang en repræsentant ringer. Efter at have undersøgt mange sådanne tjenester og brugt nogle få af dem selv, kan jeg specielt anbefale Jannich Rindom fra firmaet Phone2Support, der har en mangeårig erfaring i specielle og skræddersyede opgaver omkring mødebooking.

 

 

Manuskript skal udarbejdes af dig selv.

 

For at præsentere produktet eller ydelsen efter bedste evne, skal mødebookeren være kyndig og udstyret med al den information, der er nødvendig for at præsenterer aftalen. Et godt og effektivt værktøj for mødebookeren, er at arbejde med et slags ”manuskript”. Det anbefales at du udarbejder det selv. Lad aldrig en anden sætte ordene på den måde du  præsenterer en virksomhed på, skal det gøres med dine værdier og din tilgang til hvordan du ønsker en god dialog skal være. Dermed ikke sagt du ikke kan samle inspiration eller få kyndige råd og vejledning med på vejen.

 

Efter grundig træning, prøv at udvikle et ”manuskript” til en slags rollespil, der vil danne ramme for en samtale der involverer klienten også. Så lav nogle prøveopkald for at se, hvordan modellen for samtalen bliver modtaget, før du foretager nogle endelige ændringer og kan bruge ”manuskriptet” som rollemodel til mange samtaler fremover.

Det er vigtigt at du ikke læser op fra ”manuskriftet” i telefonsamtalen, det kan høres og skaber en dialog som ikke er i balance.

 

Brug ”manuskriften” som en reminder på vigtige bull points du gerne vil ha´ indgår i telefonsamtalen.

 

Samtalen handler jo i bund og grund om ægthed og opbygning af tillid hos kunden, så brug manus som en retningslinje og som backup support.

 

 

Ekspertise i mødebooking med Jannich Rindom

 

At tilbyde uddannelse og at optimere dit team af mødebookere, kan være den rigtige vej at gå  – særligt hvis man gør brug af muligheden for at få professionel konsulentrådgivning, der netop har ekspertisen til at udføre optimeringsopgaver på en effektiv og rationel måde. En af de gode kompetencer der findes på området, er salgscoach Jannich Rindom, der har beskæftiget sig med salg, telemarketing og mødebooking i mere end 14 år og som har stor erfaring inden for coaching og træning i moderne mødebooking.

 

Jannich Rindom leder og arbejder fra firmaet ‘Phoner2Support’, en virksomhed der har vist sig at være en pålidelig kompetence på området og som altid er i front med i den seneste udvikling inden for optimering af salgsvirksomheder der benytter sig af mødebooking.

 

Ingen virksomheder er ens og har de samme behov. Derfor kan det være fordelagtigt at søge skræddersyede løsninger, der er 100% tilpasset netop virksomheden. Standardiserede pakkeløsninger er sjældent den bedste løsning og kan vise sig at være penge ud af vinduet – alt imens kan være væsentlig mere effektivt at få udarbejdet en arbejdsplan der kan sikre, at de forventede mål bliver opfyldt.

For enhver virksomhed der ønsker en god model til opsætning af mødebooking, er det vigtigt at realisere en grundig gennemgang af virksomheden. Det er fx vigtigt at kende kulturen i virksomheden, samt at være i løbende god dialog med beslutningstagere og ledere i firmaet.

Husk at mødebooking er en meget effektiv salgsform, der sikrer dig direkte kontakt med nye kundeemner. Det vigtigt at tage denne form for salg seriøst, for gøres dette kun halvhjertet, risikerer du at tabe salget. At tage denne disciplin seriøst, samt at arbejde med træning og coaching, kan vise sig at være en rigtig god løsning og et meget effektivt salgsværktøj.

 

Vi tilbyder også oplæring i telemarketing:

 

Du kan også følge os her:

https://twitter.com/phoner2support?lang=da

 

Her kan du læse kundeanmeldelserne:

https://dk.trustpilot.com/review/phoner2support.dk

Jannich Rindom

mødebooking skaber salg, Jannich Rindom